5 tips om de geldigheid van een BTW-ticket te bekrachtigen

Honderden BTW-tickets belanden jaarlijks bij ondernemers in de boekhouding na een restaurantbezoek. Zoniet duizenden. Maar na een recente ervaring van een van mijn klanten ben ik extra op mijn hoede. Want uit deze ervaring blijkt dat er een algemeen misverstand heerst bij zelfstandigen en ondernemers over de geldigheid van een kasticket zonder BTW-aftrek. Zelfs accountants en belastingsconsulenten trappen in deze val. Lees hier het volledige verhaal en krijg 5 tips om toch de geldigheid van een BTW-ticket te bekrachtigen.

Het verhaal van de afgekeurde BTW-tickets

Een tijdje geleden kreeg een pas gestarte cliënt een controleur van de dienst opsporingen op bezoek. Deze controleur was gelast met de volgende opdracht: “Nazicht van de activiteit en van de gehouden documenten van nieuwe btw-belastingplichtige”.

Tot op vandaag kwam een controleur opsporingen in veel gevallen inderdaad langs om de nieuwe activiteiten te controleren. Of om het dagontvangstenboek en kasdagboek te controleren. Momenteel bekijken ze dus ook de volledige boekhouding.

Deze controleur vond in de boekhouding enkele restaurantbonnetjes. Volgens de controleur moest de cliënt facturen met vermelding van zijn BTW-nummer aan de restauranthouder gevraagd hebben. En hij wordt hierin gesteund door de wet. Want artikel 53quater van het btw-wetboek zegt dat je kan beboet worden indien je je btw-nummer niet meedeelt aan een leverancier en/of klant.

Het is dus correct dat er - naast het kasticket - ook een factuur moet uitgereikt worden door de restauranthouder, indien de klant handelt voor beroepsdoeleinden. En het is ook correct dat de klant daarvoor het btw-nummer moet meedelen.

Maar anderzijds kan de administratie nooit bewijzen dat je als klant het btw-nummer niet aan de restauranthouder hebt meegedeeld. Het is immers perfect mogelijk dat je je btw-nummer meedeelde en dat de restauranthouder oordeelde dat het kasticket voldoende is.

In hoofde van de restauranthouder blijkt dat hij verplicht is een factuur uit te reiken bij toepassing van artikel 53 §2 van het btw-wetboek. Volgens een circulaire (2017/C/70 van 6 november 2017 inzake de “witte kassa”) blijkt:

“Indien de klant een belastingplichtige of niet-belastingplichtige rechtspersoon is, dient naast het kasticket van het geregistreerd kassasysteem, steeds een factuur te worden uitgereikt. Het uitreiken van een kasticket van een geregistreerd kassasysteem kan echter nooit het uitreiken van een factuur vervangen.”

Maar hierdoor verleg je het probleem naar de restauranthouder …

De bewijslast van het niet-meedelen van het btw-nummer aan de leverancier ligt bij de controleur. Dus let op wat je verklaart aan een controleur. In het verleden werden kastickets als bewijs voor een kost zonder BTW-aftrek in 99% van de gevallen aanvaard door de controlediensten. Maar niets is minder waar, blijkt nu!

5 tips om de geldigheid van een BTW-ticket bij een controle te bekrachtigen

Krijg je controle en zitten er BTW-tickets in je boekhouding? Volg dan deze 5 tips.

1. Zorg voor voldoende bewijslast in verband met de tickets:
   - kasticket
   - betaling via rekening van de vennootschap of zakelijke rekening ingeval van een éénmanszaak
   - met wie je gaat eten
    
2. Hoe moet je bewijzen dat je je btw-nummer hebt gecommuniceerd? Misschien je btw-nummer doorgeven bij het bestellen van het aperitief en herhalen bij het dessert
    

3. Dit geldt voor alle tickets of bonnetjes: zorg voor een correcte factuur met vermelding van jouw btw-nummer.
    

4. Contacteer ons in geval van controle. Wij staan jou bij en zorgen dat er geen foute zaken worden meegedeeld aan de controleur.
    

5. Wist je dat je ook een collectieve fiscale rechtsbijstandsverzekering kan afsluiten bij Liantis? De kosten van het ereloon van ons kantoor en eventuele bijstand van een advocaat worden bij een controle betaald door de verzekeringsmaatschappij. Lees hier meer over deze verzekering.