Bob de elektricien en de digitale snelweg van Peppol

Bob is zelfstandig elektricien. Hij helpt al jaren zijn tevreden klanten met alles van bedrading tot verlichting. Maar er is één ding waar hij niet van houdt: administratie. Vooral factureren vindt hij een gedoe. Soms moet hij handmatig gegevens invoeren in Excel. Hij twijfelt ook altijd of zijn klanten zijn e-mails met facturen wel goed ontvangen.

 

Onlangs kreeg Bob een mooie opdracht van een overheidsorganisatie. Hij dacht dat alles goed geregeld was. Tot hij de kleine lettertjes las. Want de overheid eiste dat alle facturen via PEPPOL en als e-factuur moesten worden verzonden. Bovendien hoorde hij dat deze e-facturatie via PEPPOL vanaf 1 januari 2026 verplicht wordt voor alle bedrijven die zaken doen met andere ondernemingen.

 

“PEPPOL? E-factuur? Wat is dat nou weer?” vroeg Bob zich af.

 

Bob leert over e-facturen en PEPPOL

Gelukkig kon Bob terecht bij Accinva, zijn boekhouder. Daar sprak hij met zijn vaste contactpersoon Inge. Zij stelde hem gerust. 

“Maak je geen zorgen, Bob,” zei Inge. “We zijn bezig met een opleiding om jou en onze andere klanten te helpen met e-facturen en PEPPOL. Maar laat ik alvast uitleggen wat het is.”

En zo begon Inge met haar uitleg over e-facturen.
“Een e-factuur is een elektronische factuur die wordt verzonden in een gestandaardiseerd formaat, zoals UBL of XML. In tegenstelling tot een PDF-bestand of een papieren factuur, kan een e-factuur direct door het systeem van de ontvanger worden gelezen en verwerkt. Dat betekent geen handmatig overtypen meer en minder kans op fouten.”

Ze voegde dit er nog aan toe:

“E-facturen zijn niet alleen sneller en efficiënter, maar ook verplicht in steeds meer situaties, zoals bij opdrachten voor de overheid. Vanaf 1 januari 2026 wordt het verplicht om e-facturen via PEPPOL te versturen naar alle btw-plichtigen. Het maakt je administratie dus niet alleen makkelijker. Het zorgt er ook voor dat je aan de wet voldoet.”

Toen ging ze over op PEPPOL:
“Zie PEPPOL als een digitale snelweg waarop e-facturen worden verstuurd. Het zorgt ervoor dat je e-factuur veilig en foutloos van jouw bedrijf naar je klant wordt verzonden, waar die zich ook bevindt. Het maakt niet uit of je klant in België, Nederland of een ander Europees land zit. Het systeem werkt overal hetzelfde.”
 

Waarom Bob niet langer met Excel of handgeschreven facturen kan werken

Inge benadrukte in haar gesprek met Bob dat het gebruik van Excel of handmatige facturen niet meer van deze tijd is.

“Bob, steeds meer klanten, zoals de overheid en grotere bedrijven, accepteren geen papieren of PDF-facturen meer. Ze eisen e-facturen via PEPPOL. Dit is niet zomaar een trend. Het wordt de norm. Vanaf 1 januari 2026 is er geen weg meer terug. De wet verplicht dat iedere btw-plichtige e-facturen moet versturen naar alle btw-plichtigen.”

Ze zette haar uitleg verder:

“Excel kan handig lijken, maar het is foutgevoelig en niet gestandaardiseerd. Bovendien kan Excel geen echte e-facturen aanmaken. En handgeschreven facturen? Die zijn helemaal niet meer professioneel en voldoen niet aan de huidige eisen. Je zal moeten overstappen op een digitaal systeem dat e-facturen ondersteunt.”
 

Hoe Accinva Bob helpt met de overstap

Inge stelde Bob gerust en legde uit hoe Accinva hem hierbij zou begeleiden. De eerste stap was inzicht krijgen in hoe Bob nu werkt.

“Gebruik je vooral Excel of een eenvoudig boekhoudprogramma. Of schrijf je jouw facturen echt nog handmatig?” vroeg ze.

Toen Bob vertelde dat hij vooral Excel gebruikte, gaf Inge aan dat het tijd was om over te stappen op een moderner systeem.

“Er zijn veel gebruiksvriendelijke facturatieprogramma’s waarmee je eenvoudig e-facturen kan maken en versturen via PEPPOL,” zei ze. “Wij helpen je kiezen en zorgen dat alles klaar is voor de toekomst.”
 

Wat Bob straks kan verwachten

Inge overliep met Bob het stappenplan dat ze volgt om iedereen voor te bereiden op de e-facturatie in 2026.

 

1. Inventariseren van huidige systemen
   “We verzamelen de methodes waarmee onze klanten momenteel factureren. We brengen in kaart welke stappen nodig zijn om over te stappen naar een digitaal systeem dat e-facturen ondersteunt.”
    
2. Een digitaal systeem kiezen
   “Als je nu Excel gebruikt, dan helpen we je overstappen naar een facturatieprogramma dat e-facturen kan maken. Deze programma’s zijn vaak betaalbaar en eenvoudig te gebruiken.”
    
3. Een digitale postbode kiezen
   “Je hebt een Access Point nodig. Dit is een soort digitale postbode die je e-facturen via PEPPOL verstuurt. Wij helpen je een betrouwbare provider te kiezen.”
    
4. Je bedrijf registreren
   “Je krijgt een uniek PEPPOL-ID, een soort digitaal adres. Daarmee weet het systeem precies waar jouw e-facturen naartoe moeten.”
    
5. Testen voordat je live gaat
   “Voordat je echt begint, testen we samen of alles goed werkt. Zo voorkom je verrassingen.”
    
6. Volledig overstappen
   “Als alles klaar is, kan je eenvoudig e-facturen versturen via PEPPOL. Geen gedoe meer, alles loopt automatisch.”

 

De voordelen van e-facturen en PEPPOL voor Bob

Al snel begon Bob de voordelen van digitale facturen via PEPPOL in te zien.

 

• Tijd besparen
  Geen handmatig invullen of overtypen meer. Alles gaat automatisch. Er gaan geen facturen meer verloren.
   
• Fouten voorkomen
  E-facturen zijn gestandaardiseerd, dus klanten krijgen altijd de juiste informatie.
   
• Lagere kosten
  Geen papier, geen postzegels en geen tijdverlies meer.
   
• Veiligheid
  E-facturen via PEPPOL worden verzonden over een beveiligd netwerk.
   
• Toekomstbestendig
  Vanaf 1 januari 2026 voldoet Bob aan de wettelijke verplichting en blijft hij professioneel.

 

Ook klaar voor de overstap?

Ben je net als Bob ook klaar om via e-facturen en PEPPOL jouw administratie makkelijker, sneller en efficiënter maken? Bij Accinva begrijpen we dat de overstap naar digitale facturatie spannend lijkt. Maar weet dat we je stap voor stap begeleiden. Werk je nu nog met Excel, een facturatieprogramma of doe je alles handmatig? Wij zorgen dat je klaar bent voor de toekomst.
 

Inge en het team van Accinva staan klaar om jouw bedrijf te begeleiden. Hou onze communicatie in de gaten. Meer uitleg volgt binnenkort!

Accinva, samen sterker in de digitale toekomst!