E-facturatie: razendsnel factureren en betaald worden

Elektronisch factureren is geen verre toekomstmuziek meer. Start er nu al mee, want dit is volledig in je eigen voordeel:

• Je maakt en verstuurt je facturen razendsnel.
• E-facturatie is tot 75% goedkoper dan factureren op papier.
• Elektronische facturen worden sneller betaald.
• Minder kans op menselijke fouten.
• E-facturen worden sneller verwerkt in de meeste boekhoudpakketten of pre-accountingtools.

Wat is elektronische facturatie of e-invoicing?

Verstuur jij je facturen al in een pdf per mail? Dan doe je nog niet aan elektronisch factureren of e-invoicing. Dit is pas het geval als je jouw factuur opmaakt in het xml-bestandstype en het gestructureerde UBL-formaat. Dat klinkt vrij technisch. Toch wordt dit type bestanden nu al door de meeste boekhoudpakketten of pre-accountingtools herkend en verwerkt. Dat vraagt dus een pak minder manuele inbreng.

Wat zegt de wet?

Tegen 2028 moet e-invoicing de norm zijn binnen de EU. Dit is momenteel nog maar een wetsvoorstel. Toch is het vijf voor twaalf om je voor te bereiden. Want de goedkeuring van zo’n wetsontwerp kan alles bruusk in een stroomversnelling plaatsen. Als je dan nog met alles moet beginnen, is dit een hels karwei. Zeker als je weet dat alle tools om dit nu al te doen voorhanden zijn en dat het alleen maar voordelen biedt.

België houdt rekening met volgend ambitieus tijdsschema in 4 fases.

• 1 juli 2024: Grote ondernemingen met een jaaromzet > 9 miljoen euro excl. btw
• 1 januari 2025: Ondernemingen met een jaaromzet > 700.000,00 euro
• 1 juli 2025: alle andere btw-belastingplichtigen, met uitzondering van onderneming met de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen en forfaitaire landbouwers
• 1 januari 2028: belastingplichtigen voor wie de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen geldt en forfaitaire landbouwers

Bovendien moet de elektronische factuur verplicht worden uitgereikt volgens het Peppol BIS-formaat en worden verstuurd via het PEPPOL-netwerk.

De verplichte elektronische rapportering zou pas ingaan vanaf 1 januari 2026.

Hoe bereid je je voor op e-invoicing?

• Stap volledig af van facturen opmaken in Excel, Word of een facturenboek.
• Gebruik je al een facturatietool of ERP-pakket? Start dan nu al met het opmaken van facturen in UBL- of XML-formaat.
• Regel je toegang tot het PEPPOL-netwerk. Peppol is de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Het versturen en ontvangen zelf doet je via een access point.
• Gebruik een documentverwerkingstool: ons online platform kan jouw facturen inlezen en verwerken in de boekhouding
• Als klant van Accinva bieden we jou dankzij ons lidmaatschap in de finplex-club een gratis UBL-lezer aan. Via de website www.ublviewer.be kan je gratis UBL-facturen lezen, bekijken, afdrukken en zelfs via een QR-code rechtstreeks betalen.
• Zorg er steeds voor dat de e-invoicing automatisch doorgestuurd wordt naar ons onlineplatform. Gebruik hiervoor je unieke e-mailadressen. Zo bespaar je tijd en ontvangen we vlot alle documenten voor het verwerken van je boekhouding. Nooit nog ontbrekende zaken. Alles gaat vanzelf in het systeem.

Samen kijken we positief naar de toekomst!