Het belang van correcte facturen

Elke BTW-kwartaalperiode verwerken we alle documenten. Telkens merken we op dat niet iedereen op de hoogte is van de formaliteiten van het opstellen van facturen. Nochtans is het belang van correcte facturen groot, zowel boekhoudkundig als juridisch. Dus maken we van de gelegenheid gebruik om hier eens dieper op in te gaan.

Wat is een factuur?

Een factuur is een document dat wordt gebruikt om de details van een commerciële transactie vast te leggen. Ze wordt meestal door een verkoper aan een koper uitgegeven. De factuur bevat informatie over de geleverde goederen of diensten, de hoeveelheid, de prijs, eventuele belastingen, de betalingsvoorwaarden en andere relevante gegevens met betrekking tot de transactie.

Facturen zijn een middel om betaling te verzekeren en bieden juridisch bewijs van de verkoop. Ze zijn belangrijk voor boekhoudkundige doeleinden. Je kan ze ook gebruiken voor belastingdoeleinden en bij geschillen.

 

Het belang van een factuur

Facturen zijn zowel voor verkopers als kopers van groot belang. Dit omwille van verschillende redenen.

Factuur als juridisch bewijs

Een factuur dient als juridisch bewijs van de overeengekomen transactie tussen de verkoper en de koper. Is er een geschil, dan is de factuur een belangrijk bewijsstuk om de voorwaarden van de overeenkomst te verifiëren.

Het belang van een factuur voor de boekhouding

Facturen zijn essentieel voor de boekhouding van jouw bedrijf. Ze worden gebruikt om btw en andere belastingen te berekenen en te rapporteren aan de belastingdienst. Zonder geldige facturen is het moeilijk om jouw belastingverplichtigen nauwkeurig te vervullen en riskeer je boetes.

Facturen bepalen betalingsvoorwaarden en crediteurenbeheer

Facturen geven duidelijkheid over de betalingsvoorwaarden en helpen bij het beheren van crediteuren. Ze bieden een overzicht van jouw openstaande betalingen en helpen bij het bijhouden van de betalingsgeschiedenis van je klanten.

Facturen versterken klantenrelaties

Duidelijke en tijdige facturering draagt bij aan goede klantrelaties. Bovendien definieert een factuur de verwachtingen van beide partijen met betrekking tot de geleverde goederen of diensten. Ook de betalingsvoorwaarden staan duidelijk vermeld. Dit biedt transparantie en versterkt het vertrouwen tussen de verkoper en de koper.

 

Kortom, factureren zijn een essentieel onderdeel van zakelijke transactie. Ze dragen bij tot een soepele werking van bedrijven, naleving van regelgeving en goede relaties tussen handelspartners.

 

Verplicht te vermelden op een factuur

Een factuur is pas boekhoudkundig en juridisch geldig als alle essentiële elementen erin staan. Lees hier wat zeker op je factuur moet vermeld staan.

  • Factuurnummer
    Een uniek identificatienummer voor de factuur, dat helpt bij het bijhouden en organiseren van de facturen. De nummers volgen elkaar op. Er mag geen nummer overgeslagen worden.
     
  • Factuurdatum
    De datum waarop de factuur is uitgegeven.
     
  • Vervaldag
    De uiterste datum waarop de factuur moet vereffend worden.
     
  • Informatie van de verkoper
    Naam, adres, contactgegevens en steeds het BTW-nummer van het bedrijf of de persoon die de goederen of diensten afneemt.
     
  • Informatie van de koper
    Naam, adres, contactgegevens en het eventuele BTW-nummer van het bedrijf of de persoon die de goederen of diensten afneemt.
     
  • Beschrijving van de goederen of diensten
    Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of verstrekte diensten, inclusief de hoeveelheid en eventuele specifieke details.
     
  • Eenheidsprijs 
    De prijs per eenheid van het geleverde product of de verstrekte dienst.
     
  • Totaalbedrag
    Het totaalbedrag dat de koper verschuldigd is, inclusief eventuele belastingen en toeslagen.
     
  • Tarief en bedrag van de BTW
    Indien van toepassing, moet je de toegepaste BTW (Belastingen over de Toegevoegde Waarde) vermelden, samen met het toegepaste tarief en het bedrag aan BTW dat in rekening wordt gebracht. In bepaalde gevallen is het ook verplicht om specifieke vermeldingen op je factuur te zetten. Denk bijvoorbeeld aan kleine ondernemingen onder het vrijstellingsregime, vermeldingen in verband met BTW-tarief in de bouw, ...
     
  • Betalingsvoorwaarden
    De voorwaarden waaronder de betaling moet worden uitgevoerd, zoals de uiterste betaaldatum en geaccepteerde betaalmethoden.
     
  • Eventuele kortingen of toeslagen
    Zijn er kortingen of toeslagen van toepassing op de transactie, dan ben je verplicht die op de factuur te vermelden.
     
  • Betaalinstructies
    Instructies voor de betaling, inclusief informatie over bandrekeningen, betalingsreferenties of andere relevante details.
     
  • Eventuele specifieke vermeldingen
    Afhankelijk van de aard van de transactie kunnen er specifieke vermeldingen nodig zijn, zoals contractreferenties, leveringsvoorwaarden, garantie-informatie, enzovoort.
     

Zorg ervoor dat de factuur correct en nauwkeurig is opgesteld om mogelijke verwarring of geschillen te voorkomen

 

Het verschil tussen een ticket en een factuur

Niet alle documenten die een betaling aantonen komen in aanmerking voor BTW-aftrek. Dit geldt zeker voor kastickets, die vaak minder details bevatten dan facturen.

Aangezien kastickets niet alle vereiste informatie bevatten, voldoen ze meestal niet aan de wettelijke vereisten voor BTW-aftrek. Als bedrijf kan je dus geen BTW aftrekken op basis van kastickets. Ze kunnen wel dienen als bewijs voor een gemaakte kost.

Hou dus als bedrijf nauwkeurig bij welke uitgaven in aanmerking komen voor BTW-aftrek. Gebruik hiervoor enkele facturen die voldoen aan de wettelijke vereisten om deze aftrek te rechtvaardigen.

 

Aanmaningen en herinneringen zijn geen facturen

Een herinnering of aanmaning wordt niet beschouwd als een origineel document in de boekhouding. Het zijn eerdere secundaire of ondersteunende documenten. Ze spelen wel een rol in het beheer van openstaande betalingen en het incassoproces. We zetten de kernmerken van een herinnering of aanmaning even op en rijtje.

  • Geen registratie van financiële transacties
    Herinneringen en aanmaningen bevatten doorgaans geen gedetailleerde informatie over financiële transacties, zoals inkoop- of verkoopfacturen. Ze worden eerder gebruikt om klanten te herinneren aan openstaande betalingen.
     
  • Niet gebruikt voor boekhoudkundige registratie
    In de boekhouding worden primaire documenten gebruikt om financiële transacties vast te leggen, zoals facturen, ontvangstbewijzen, bronnen, enzovoort. Herinneringen en aanmaningen gelden in de boekhouding niet als originele documenten die financiële transacties vertegenwoordigen.
     
  • Administratief karakter
    Herinneringen en aanmaningen hebben een administratief doel en zijn bedoeld om openstaande betalingen op te volgen. Ze zijn niet primair bedoeld voor boekhoudkundige registratie, maar eerder voor het incassoproces en het beheer van openstaande debiteuren.
     
  • Afzonderlijke communicatiemiddelen
    Herinneringen en aanmaningen worden meestal verzonden nadat een factuur al is uitgegeven en betaling is verschuldigd. Het zijn aanvullende communicatiemiddelen om klanten te herinneren aan openstaande betalingen. Het zijn niet de originele documenten die de initiële financiële transactie vastleggen.

 

Over het algemeen worden herinneringen en aanmaningen niet beschouwd als originele documenten in de boekhouding. Het zijn administratieve communicatiemiddelen die worden gebruikt voor het opvolgen en innen van openstaande betalingen.

Ontvang je een betalingsherinnering of aanmaning? Steek dan steeds de originele factuur in de boekhouding.

 

Enkele andere aandachtspunten omtrent facturen

Bewaartermijn van facturen en andere boekhoudkundige documenten

Alle documenten van de boekhouding moeten 10 jaar bewaard worden. Dit geldt niet alleen voor facturen. Ook documenten als orderbons, leveringbons, bestelorders, ... hou je zo lang bij. Doe je dit niet, dan riskeer je een btw-boete van minstens 1.000 euro.

 

Elektronisch factureren

Vanaf 1 januari 2026 zijn alle bedrijven verplicht om elektronische facturen uit te reiken in een B2B context, dus van bedrijf aan bedrijf. Facturatie in Excel en Word of geschreven facturen zullen vanaf dat ogenblik niet meer mogelijk zijn.

Heb je nog geen facturatieprogramma, dan kijk je best nu al uit naar een alternatief.

Neem gerust contact op met ons kantoor. We kunnen jullie zeker betaalbare alternatieven voorstellen.

Staan je facturen op punt? En check je goed alle facturen van je leveranciers? Perfect, dan loopt je BTW-aangifte vanaf nu op wieltjes.