Haal met Accinva altijd de deadline voor de opmaak van de fiches

Heb jij al alles in orde gebracht voor de opmaak van de fiches voor inkomstenjaar 2023? Want de deadline van 29 februari is bijna aangebroken.

Normaal worden de fiches opgemaakt door jouw sociaal secretariaat. Weet dat ook wij deze dienst perfect voor jou kunnen uitvoeren. In onze software gebeurt de opmaak van deze fiche automatisch via de loonmodule. Enkel de juiste informatie inbrengen en de verwerking gaat vanzelf.

• De software zet voor elke klant de opgenomen lonen op de correcte plaats volgens de opgemaakte fiche.
• De boekhouding stemt perfect overeen met de inkomstenfiche.
• De fiche wordt automatisch opgenomen in de personenbelasting. Zo is ineens ook het inkomen gekend waarop je belastingen zal betalen.

 

Dit staat op een fiche 281.20

• Het brutoloon
• De betaalde bedrijfsvoorheffing (voorafbetaling van de personenbelasting)
• Voordelen alle aard
  • Voertuig
  • Gsm
  • Internet
  • Gsm-abonnement
  • Elektriciteit
  • Verwarming
  • …
• Betaalde sociale bijdragen
• Betaald vrij aanvullend pensioen
• Maaltijdcheques
• Forfaitaire onkostenvergoeding
   

Strengere ficheverplichting voor variabele vergoedingen

Sinds 1 januari 2022 is de ficheverplichting verstrengd. Vooral voor de variabele vergoedingen toegekend aan de werknemer of bedrijfsleider als terugbetaling van werkelijke kosten eigen aan de werkgever.

De grootste aandachtspunten hierbij zijn:

• Het verantwoorden van de kosten in de individuele fiches
• Het opnemen van de werkelijke waarde

Het spreekt voor zich dat dit een pak meer administratief werk met zich meebrengt.

Wat zijn kosten eigen aan de werkgever?

Kosten eigen aan de werkgever zijn kosten die een werknemer of bedrijfsleider maakt voor het bedrijf. Voor de werkgever of de vennootschap zijn dit beroepskosten.

Op de terugbetaling van deze kosten betaal je als begunstigde werknemer of bedrijfsleider geen sociale zekerheidsbijdragen en geen bedrijfsvoorheffing.

Ze zijn doorgaans fiscaal aftrekbaar voor de werkgever of vennootschap, op enkele uitzonderingen na.

 

Hoe vermeld je kosten correct op de fiche?

Type kostenvergoeding	Vermelding op fiche tot 2021	Vermelding op fiche sinds 2022
Kostenvergoeding op basis van bewijsstukken	“JA-bewijsstukken” Geen bedrag vermelden	“JA-bewijsstukken” Bedrag vermelden
Forfaitaire kostenvergoeding op basis van ernstige normen	“JA-ernstige normen” Geen bedrag vermelden	“JA-ernstige normen” Bedrag vermelden
Forfaitaire kostenvergoeding niet op basis van ernstige normen	Bedrag vermelden	Bedrag vermelden

 

Wie betaalde de kosten?

Ontvang je een factuur of bon voor gemaakte kosten? Dan ga je altijd na wie betaald heeft. Hierin zien we twee scenario’s.

Scenario 1: de werknemer schiet de kosten voor

Je betaalt als werkgever kosten terug die niet direct op factuur naar de vennootschap of werkgever komen. Deze kosten moet je opnemen op de fiche 281.10. De betaling moet traceerbaar zijn, zowel vanuit de kas als via storting op de persoonlijke rekening van de werknemer.

In sommige boekhoudsystemen kan je dit vermelden bij het boeken van de facturen. Lukt dit niet, dan moet je hiervoor een aparte administratie bijhouden.

Scenario 2: de bedrijfsleider schiet de kosten voor

Hetzelfde geldt voor bedrijfsleiders. Schiet je beroepskosten privé voor, dan moet je ze opnemen op de fiche 281.10. Je moet elke terugbetaling kunnen toewijzen, of het nu via rekening-courant of via een andere weg gebeurt. Betaal je vennootschapskosten privé en boek je deze op rekening-courant, dan moet je ze ook opnemen op de fiche.

 

Sanctie bij onjuiste vermelding

Houd je deze gegevens niet correct bij, dan volgt er een sanctie.

Je betaalt kosten terug op basis van bewijsstukken, maar vermeldt ze niet correct.

De kosten blijven aftrekbaar binnen de vennootschap. Je riskeert wel een administratieve sanctie. Er heerst nog veel onduidelijkheid rond deze sanctie. Gaat het over een sanctie per fiche of een sanctie per overtreding? Over welk bedrag gaat het? Op deze vragen is nog geen duidelijk antwoord te geven.

Je werkt niet met een forfaitaire onkostenvergoeding en geeft de bedragen niet correct in.

De aanslag geheime commissielonen wordt toegepast.

 

Welke concrete stappen zet je om je fiches correct in te dienen?

Er staan twee doelen voorop:

• De administratieve last zo klein mogelijk houden.
• Boetes vermijden.

Hiervoor raden we aan om:

• Zoveel mogelijk facturen en bonnen op naam van de vennootschap of werkgever te zetten, ook al gebeurt de betaling persoonlijk. De vennootschap of werkgever betaalt dan de kosten terug. Deze moeten niet op de fiche vermeld worden.
• Zo weinig af te boeken via rekening-courant. Betaal de kosten effectief terug bij een privébetaling zonder factuur of bon op naam van de vennootschap of werkgever. Gebruik hiervoor steeds dezelfde rekening ‘terugbetaling KEW’. Zo is het helemaal duidelijk welke kosten er concreet op de fiche moeten komen.

 

Schakel Accinva in om op tijd alle fiches in orde te brengen. Contacteer ons nu.