Tips & tricks voor een vlotte BTW-aangifte

Als ondernemer zie je de BTW-aangifte elk kwartaal of elke maand terugkeren. Een klusje waar je niet bepaald naar uitkijkt. Toch is het de moeite om je werk te maken van deze administratieve formaliteiten. Want zo vermijd je vervelende boetes en krijg je misschien zelfs geld terug. We zetten even op een rij waar je rekening mee moet houden en geven je handige tips voor een vlotte aangifte.

Wat hebben we nodig voor je BTW-aangifte?

Voor je BTW-aangifte hebben we alle documenten nodig rond je inkomsten en uitgaven. Er zijn twee mogelijkheden om deze aan ons te bezorgen.

• Je geeft ons ieder kwartaal of maandelijks je documenten op papier.
• Je stuurt ieder kwartaal of maandelijks je documenten digitaal door via ons online platform.

Tegen wanneer bezorg je ons alles om jouw BTW-aangifte tijdig in te dienen?

De kwartaalaangiftes gebeuren in de maanden januari, april, juli en oktober. Tijdens die periode combineren wij de aangiftes met al het andere werk dat blijft doorlopen.

Daarom vragen wij jou als klant om uiterlijk tegen de 10^de dag van deze maanden jouw papieren binnen te brengen of online door te sturen en te bevestigen via de knop ‘Documenten BTW OK’. Zo kunnen we jou op tijd op de hoogte brengen van eventueel ontbrekende facturen.

Ben je in die periode op vakantie of bezorg je ons om een andere reden de nodige documenten na de gevraagde datum, geef dan zeker een seintje. Zo kunnen we hier rekening mee houden in onze planning.

Tips & tricks voor je BTW-aangifte met papieren documenten

• Hou goed in de gaten dat alle maandelijks terugkerende kosten zeker tussen je documenten zitten (telefoon, elektriciteit, abonnementen, ...)
• Als klant doe je er goed aan om losse facturen niet aan elkaar vast te nieten. Om alle documenten in ons boekhoudprogramma te verwerken, moeten we ze terug losmaken en inscannen. Dit bezorgt ons extra werk en brengt voor jou dus extra kosten met zich mee.
• Kleine ticketjes en bonnetjes raken snel verloren. Kleef ze daarom direct na ontvangst per ticket op een A4-blad. Dan ben je zeker dat deze kosten in je boekhouding zitten en gaat het inscannen vlotter.
• Ontvang je maandelijkse kosten per mail? Druk dan zeker de factuur af in plaats van de mail met enkel het totaalbedrag. Want alleen op de factuur staat de BTW die teruggevraagd kan worden.
• Voeg indien van toepassing dagontvangsten toe.
• Geef bankuittreksels mee indien ze ingeboekt worden.
• Controleer bij de verkoopfacturen of er geen nummers ontbreken.

Tips & tricks voor je BTW-aangifte bij digitaal uploaden via ons online platform

• Ontvang je facturen per mail? Mail ze dan onmiddellijk door via je unieke e-mailadres naar het online platform.
• Scan je documenten in of maak je foto’s in de app? Zorg er dan zeker voor dat de kwaliteit goed is. Enkel zo kunnen wij de documenten lezen of kunnen we de computer zelf zijn werk laten doen.
• Scan je jouw documenten in bulk in, weet dan dat je deze documenten eenvoudig kan splitsen. Je hoeft ze dus zeker niet één per één in te scannen.
• Via het online platform verwerken wij de boekhouding op regelmatige basis tijdens het kwartaal, meestal maandelijks. Zo gaat de BTW-aangifte vlotter en heb je zelf tussendoor een beter zicht op je cijfers.
• Plan wekelijks of maandelijks een vast moment in om alle facturen te uploaden.
• Zijn alle documenten volledig, dan verwittig je ons met één druk op de knop ‘Documenten BTW OK’ en starten wij met de voorbereiding van je BTW-aangifte.