Voorkom ontbrekende facturen met deze 10 handige tips

Ben je het zat om van ons kantoor steeds weer herinneringen te krijgen over ontbrekende facturen?

Voorkom ontbrekende facturen met deze 10 handige tips

Alle begrip dat er tijdens de dagelijkse gang van zaken documenten door de mazen van het net glippen. Toch is het voor BTW en belastingen essentieel dat deze documenten er zijn. We vragen dit dus alleen maar op om jou beter van dienst te zijn.

Bovendien is het sterk aangeraden om nu al in te zetten op digitalisering. De deadline om vanaf 2026 alle B2B facturen verplicht elektronisch via Peppol te laten verlopen nadert snel. Doe je nu al de overstap, dan ben je hier helemaal klaar voor. En maak je ook sneller komaf met het probleem van ontbrekende facturen.

Volg dus zeker deze 10 tips om je de lijst met ontbrekende facturen aanzienlijk verkorten.


Tip 1: Centraliseer je administratie

Gebruik één systeem voor je administratie. Bij voorkeur digitaal. Maak bijvoorbeeld een apart e-mailadres aan dat je alleen gebruikt voor het ontvangen van facturen. Dan kan je de ontvangen facturen direct doorsturen naar een uniek e-mailadres van ons online platform.

 

Tip 2: Gebruik de Cloud Demat app

Download de Cloud Demat app op je smartphone en zet een link naar het online platform vast in je browser. Stuur ons je facturen bij voorkeur in PDF-formaat. Of nog beter in UBL. Originele facturen zijn het beste. Gescande facturen en foto’s zijn vaak slecht leesbaar. Excel- of Word-documenten zijn zelfs helemaal niet leesbaar in de app.

 

Tip 3: Scan direct na ontvangst

Bonnetjes van bijvoorbeeld een restaurantbezoek of de carwash gaan snel verloren. Maak daarom direct een foto van elk bonnetje in de app. Zo raak je die nooit kwijt.

 

Tip 4: Vergeet Paypal en Creditcard betalingen niet

Je creditcardoverzicht is geen factuur. Voor elke betaling heb je een aparte factuur nodig.
 

Tip 5: Haal facturen op van leverancierswebsites

Sommige leveranciers sturen hun facturen niet per e-mail. Je moet ze zelf ophalen op hun website. De e-mail die je ontvangt is in dit geval alleen een melding dat er een nieuwe factuur beschikbaar is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Telenet.

 

Tip 6: Vergeet leasing- en bankfacturen niet

Haal je leasingfacturen en facturen betreffende bankkosten op vanuit je banking app.
 

Tip 7: Stuur al je verzekeringsfacturen door

Verzekeringsfacturen komen vaak jaarlijks of per kwartaal binnen. Zorg ervoor dat je deze direct na ontvangst doorstuurt.

 

Tip 8: Gebruik een facturatieprogramma

Als je een facturatieprogramma gebruikt, kan je vaak het unieke e-mailadres van ons online platform toevoegen in CC. Hierdoor worden de verstuurde verkoopfacturen automatisch ook naar ons gestuurd.

Contacteer ons zodat we samen kunnen kijken welke facturatiesoftware voor jouw bedrijf van toepassing kan zijn. Wij hebben verschillende oplossingen hiervoor.

 

Tip 9: Houd je dagontvangsten digitaal bij

Je kan je dagontvangsten en kasdagboek digitaal bijhouden via Scrada. Dit is wettelijk goedgekeurd door de overheid, een Excel bestand niet. Neem contact met ons op als je hier interesse in hebt.

 

Tip 10: Plan maandelijks tijd in voor je administratie

Werk je administratie minstens één keer per maand bij. Zo voorkom je dat het een gigantische klus wordt bij de kwartaal- of jaarafsluiting.

 

Met deze tips hopen we je te helpen om je administratie makkelijker en overzichtelijker te maken. Zit je met vragen of heb je hulp nodig? Neem zeker contact met ons op!